Durchführung im Betrieb

Der Frame-Workshop ist einer der beiden Workshops im Modul 1 "Agiles Arbeiten von Anfang an gesundheitsförderlich gestalten". Er spricht Betriebe an, die mit dem Gedanken spielen, agiles Arbeiten einzuführen. Die wichtigsten Weichenstellungen für die zukünftige Arbeitsweise werden bereits bei der Planung der Arbeitsorganisation gelegt. Daher ist es wichtig, das Thema Gesundheit explizit in den Planungsprozess einzubeziehen. Das Workshopkonzept unterstützt Sie dabei, die Voraussetzungen für gesundes agiles Arbeiten auszuloten.

Der Ablauf des skizzierten Workshopkonzepts folgt einem Leitsatz von Change-Prozessen (Beckhard & Harris 1987). Demzufolge wächst die Bereitschaft zur Veränderung eines bestehenden Zustands nur dann, wenn folgende drei Komponenten präsent sind:

1. Es bedarf einer Unzufriedenheit mit der aktuellen Situation. Die Ursachen dafür müssen allen Beteiligten klar sein.
2. Es braucht eine attraktive Vision als Alternative zum Bestehenden.
3. Konkrete, umsetzbare Maßnahmen auf dem Weg zur Umsetzung dieser Vision müssen bekannt sein.

Fehlt eines dieser drei Elemente, oder wurde es nicht transparent gemacht, sinkt die Bereitschaft von Mitarbeitenden, eine Veränderung mitzutragen. Das Workshopkonzept zielt daher darauf ab, diese drei Elemente erlebbar zu machen und die Bereitschaft für Veränderungen zu stärken.

Mit diesem Workshop werden vorrangig zwei Ziele verfolgt:

1. Erkundung der Voraussetzungen zur Einführung agiler Arbeitsformen. Zusammen mit den Beschäftigten der Bereiche, deren Eignung für agiles Arbeiten geprüft werden soll, wird der Ist-Zustand der Arbeitsbedingungen erfasst. Die Erkenntnis, dass agiles Arbeiten für die Tätigkeiten in der Organisation nicht passt, wäre ein ebenso legitimes Ergebnis wie die Vorbereitung einer Einführung agilen Arbeitens – womit das zweite Ziel benannt wäre:
2. Weichenstellung für einen Einführungsprozess. Ergebnis des Workshops sind konkrete Verabredungen und Vorschläge zum weiteren Umsetzungsprozess. Durch die beteiligten operativen Führungskräfte und ggf. die Geschäftsführung wird sichergestellt, dass die damit angestrebten Ziele realistisch, durchführbar und nachverfolgbar sind. Ein mögliches Ergebnis des Workshops kann die Benennung eines Teams sein, in dem agiles Arbeiten pilothaft ausprobiert wird.

Der Workshop eignet sich für Betriebe, die agiles Arbeiten einführen wollen. In der Regel gründet dieser Wunsch nach einer Veränderung auf negativen Erfahrungen mit der bestehenden Arbeitsorganisation. Als Beispiele werden häufig genannt: Schlechte Zusammenarbeit zwischen Teams, unklare Abläufe, oder der Erfahrung, dass Deadlines nicht eingehalten werden. Diese Unzufriedenheit mit dem Ist-Zustand der Arbeitsweisen soll im vorliegenden Modul beleuchtet und transparent gemacht werden, um die Motivation für eine Veränderung herauszuarbeiten.

Der Workshop dauert 5,5 Stunden und kann wahlweise in einem Durchgang oder in zwei Teilen – am besten an zwei aufeinanderfolgenden Tagen – durchgeführt werden.

Benötigtes Material: Je nach Ausgangslage dienen Metaplanwände (Durchführung in Präsenz) oder Whiteboard- und Abstimmungs- Funktionalitäten aus Kollaborationstools (online-Durchführung) der Visualisierung.

Ablauf des Frame-Workshops

(für Details bitte den jeweiligen Punkt anklicken)

0. Einstieg

   Die Geschäftsführung oder eine andere anwesende Führungskraft, mit welcher der Workshop vorab besprochen wurde, eröffnet den Workshop mit einer Begrüßung und übergibt anschließend das Wort an die Moderation. Diese stellt sich vor und geht anschließend auf den Hintergrund des Workshops aus fachlicher Sicht ein.

   Zur Aufwärmung kann eine polare Aufstellung durchgeführt werden, entlang der Frage: „Wieviel habe ich von agilem Arbeiten bisher mitbekommen?“, mit den Antworten „sagt mir nichts“ als dem einen Pol, „kenne ich / habe ich schon einmal gemacht“ als dem anderen. Im Falle einer Online- Durchführung des Workshops kann diese Aufstellung beispielsweise mittels Mauszeiger oder mit der Stempel- Funktion auf einem virtuellen Whiteboard durchgeführt werden. 2-3 Teilnehmende sollen von der Moderation eingeladen werden, zu erklären, wo und warum sie sich dort verortet haben.

   Ergänzend (oder alternativ) können die Erwartungen der Teilnehmenden an den Workshop abgefragt werden: „Was muss heute passieren, damit Sie sagen, es hat sich gelohnt?“

1. Impuls: Was steckt eigentlich hinter 'agil'? Und was hat das mit 'gesund' zu tun?

   Zur Frage, was agiles Arbeiten ist, und inwieweit damit die Erwartung gesundheitsförderlicher Effekte verbunden ist, liefert die Moderation einen Impulsbeitrag, der folgende Stichpunkte umfasst:

   • Wasserfallmodell und agiles Vorgehen im Projekt
   • Agiles Manifest
   • Mythen- und Fakten-Check rund um „Agilität“
   • Grundprinzip: „Inspect and Adapt“
   • Gesundheitsförderlichkeit am Beispiel des Transparenz-Prinzips
   • Worauf kommt es bei der gesundheitsgerechten Gestaltung agilen Arbeitens an?

   Folien und Erläuterungen dazu finden sich unter Moderationsplan und Präsentationsfolien.

   Im Anschluss an den Vortrag kann (insbesondere bei Online- Durchführung) eine Pause durchgeführt werden. Danach wird mittels einer Kartenabfrage beziehungsweise einem Online- Abfrage-Tool die Resonanz auf den Impuls eingeholt: „Wo sehen wir Unterschiede zu unserer bisherigen Arbeitsweise? Was ist beim agilen Arbeiten anders?“ und: „Wo sehen wir Ähnlichkeiten? Was kommt uns vertraut, bekannt oder bewährt vor?“

2. Statement Unternehmensvertretung

   Die Geschäftsführung oder eine anwesende Führungskraft erläutert (gegebenenfalls mit Unterstützung von 1-2 Präsentationsfolien), weshalb der Workshop durchgeführt werden soll und welches Ziel damit verbunden ist: die Erkundung der Ausgangslage im Betrieb für eine mögliche Entscheidung, Elemente agilen Arbeitens einzuführen. Leitfragen können sein:

   • Warum finden Sie agiles Arbeiten interessant?
   • Welchen Mehrwert verbinden Sie mit agilem Arbeiten?
   • Wie ist die Situation im Betrieb derzeit, weshalb man über agiles Arbeiten nachdenkt?

   Wenn passende Ergebnisse aus Bestandsaufnahmen (zum Beispiel aus einer Gefährdungsbeurteilung, Team-Workshops oder Befragungen der Mitarbeitenden) vorliegen, kann darauf verwiesen werden. Das ist hilfreich, um die Gründe für die Durchführung des Workshops transparent und plausibel zu machen.

3. Wo sind "Schmerzpunkte" und Verbesserungsbedarfe?

   Kleingruppenarbeit zur Erarbeitung der Ausgangslage.
   Die wahrscheinlich eher umrisshafte Beschreibung der Situation im Betrieb von der Geschäftsführung beziehungsweise Führungskraft soll nun durch die Teilnehmenden mit Leben gefüllt werden. Dabei sollen diejenigen Aspekte der Arbeitssituation herausgearbeitet werden, an denen es „knirscht“, die mit Problemen versehen sind. Unzufriedenheiten sollen deutlich zutage treten. Die Moderationsfragen hierzu können beispielsweise lauten:

   • Wo müssen wir besser werden, um dauerhaft gesund zu arbeiten, ohne an Effizienz zu verlieren?
   • Wo werden im Alltag Konflikte, Engpässe und Überbeanspruchung sichtbar?

   
4. Vorstellung der Kleingruppenergebnisse

   Vorstellung der Ergebnisse im Plenum.
   Dabei arbeitet die Moderation auf eine gemeinsame Prioritätensetzung hin: Welche drei der angesprochenen Themen sind für heute wichtig?

5. Impuls: Agiles Handwerk – wie geht das ganz konkret?

   In diesem Impulsbeitrag wird das Framework beziehungsweise die agile Methode "Scrum" inklusive der Meetings, Rollen und Artefakte erläutert. Der Einsatz von Kanban-Boards wird kurz umrissen. Die Moderation fragt durch offene Fragen die Resonanz der Teilnehmenden ab, um zu erfahren, wie sich das Gehörte in die Situation bei den Teilnehmenden einfügen ließe:

   • Wo könnte agiles Arbeiten etwas an den benannten Schmerzpunkten verbessern?
   • Welche Situationen wären bei agilem Arbeiten anders?
   • Nach dem, was Sie über agiles Arbeiten gehört haben: Wo sehen Sie einen möglichen Nutzen?
6. Fokussierung: Welche Schmerzpunkte nehmen wir näher in den Blick?

   Mittels einer Mehrpunktabfrage sollen die erarbeiteten und in TOP 4 priorisierten Themen weiter verdichtet werden, sodass drei Themen übrigbleiben. In der nachfolgenden Abbildung sind das beispielhaft die Themen „Prioritätensetzung“, „Abläufe und Routinen“ sowie „Transparenz, Information und Kommunikation“. Die restlichen Themen werden in einen Themenspeicher verschoben und für eine gegebenenfalls spätere Bearbeitung oder für die weitere Berücksichtigung im Prozess im Blick behalten.

   Im Vorfeld der Abfrage verweist die Moderation auf den nächsten Schritt: Es soll darum gehen, die priorisierten Themen auszuarbeiten und zu überprüfen, inwieweit agiles Arbeiten etwas an den „Schmerzpunkten“ ändern kann.

   
7. Kleingruppenarbeit: Wo und wie können wir ansetzen – was ist machbar?

   Zu den gefundenen drei Themen werden drei Kleingruppen gebildet, die in der Folge ausarbeiten, was agiles Arbeiten an den Top 3-Themen ändern kann (nachfolgende Abbildung). Die besprochenen Verbesserungsbedarfe werden vor dem Hintergrund der Inputs über agiles Arbeiten in ein anderes Licht gesetzt und besprochen, ob sich mit agilen Vorgehensweisen eine Verbesserung einstellen würde.

   
8. Vorstellung der Kleingruppenergebnisse

   Nach einer Pause sollen die Kleingruppen im Plenum von ihren Ergebnissen berichten. Die Teilnehmenden aus den anderen Gruppen haben die Gelegenheit, Nachfragen zu stellen. Die Moderation hält die Ergebnisse auf einer Flipchart / einem Whiteboard fest.

9. Weiteres Vorgehen

   Damit die besprochenen Ideen nachhaltig wirksam werden können, werden Vereinbarungen zur Implementierung getroffen. Das kann von der Initiierung einer Arbeitsgruppe bis hin zur Vereinbarung konkreter Maßnahmen reichen. Zur Visualisierung kann eine Darstellung wie in der nachfolgenden Abbildung dienen. Daraus könnte beispielsweise der Vorschlag resultieren, einige Teams für eine Einführung agilen Arbeitens zu gewinnen, oder Abläufe mit Elementen agilen Arbeitens anzureichern. Moderationsfragen sind:

   • Welche Teams bzw. Bereiche kommen für agiles Arbeiten in Frage?
   • Wer müsste mit an Bord sein?
   • Welche Abstimmungen braucht es im Vorfeld?

   
10. Abschluss und Feedback

    Die Teilnehmenden werden eingeladen, ihre Gedanken zum Abschluss mittels Kartenabfrage (beziehungsweise Online-Tool) zu teilen:

    • Welchen Eindruck habe ich von agilem Arbeiten gewonnen?
    • Mit welcher Erwartung, welchem Gefühl blicke ich in die Zukunft?
    • Was brauche ich / brauchen wir noch, um zu entscheiden, ob agiles Arbeiten zu uns passt?
    • Was ich der Moderation mitgeben möchte…

    Die Moderation bietet an, ein Nachgespräch mit 4-6 Wochen Abstand durchzuführen, um Fortschritte sichtbar zu machen und etwaige Schwierigkeiten gemeinsam klären zu können.

Tabelle mit dem detaillierten Workshopablauf/Moderationsplan zum Download als Word-Datei.

Präsentationsfolien zum Download als Powerpoint-Datei