Durchführung im Betrieb

Der Workshop "Boxenstopp" ist eine von drei Workshop-Varianten im Modul 2 "Check-up für die agile Praxis".

Zielsetzung des Moduls 2 ist, die konkrete Praxis des agilen Arbeitens in einem Betrieb/Team auf die gesundheitsgerechte Gestaltung hin abzuklopfen. Die Workshops können demzufolge nur dort angewendet werden, wo bereits fundierte Erfahrungen mit agilen Arbeitsformen gesammelt wurden.

In den Workshops des Moduls 2 wird eine Meta-Perspektive eingenommen: Das Grundprinzip agilen Arbeitens, „inspect & adapt“, wird auf die Arbeitsweise des agil arbeitenden Betriebs/Teams bezogen. Die Gesundheitsförderlichkeit der Praktiken und Routinen des Betriebs/Teams und auch der organisationalen Strukturen und Prozesse sollen reflektiert werden. Aus der Reflexion werden Schritte zur Weiterentwicklung abgeleitet. Die Workshop-Varianten des Moduls 2 variieren in ihren Fragestellungen und Zielgruppen.

Im Workshop "Boxenstopp" wird der Frage nachgegangen, welche Verknüpfungen zu Prozess und Ergebnissen einer bereits durchgeführten Gefährdungsbeurteilung bestehen.

Im Workshop wird zusammengetragen, wie die Umsetzung des agilen Arbeitens in den betreffenden Teams voranschreitet. Es wird danach gefragt, wie reibungsfrei/gesundheitsgerecht sich das agile Arbeiten aus der Sicht jedes einzelnen Teammitglieds darstellt. Ziel ist es, Belastungsfaktoren zu identifizieren. Hebel für Entlastungen werden im Anschluss erarbeitet. Damit wird gleichzeitig das Ziel verfolgt, die betriebliche Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen um spezifische Stressoren und Ressourcen agilen Arbeitens zu ergänzen.

Der Workshop eignet sich für Betriebe, in denen bereits fundierte Erfahrungen mit agilem Arbeiten gesammelt wurden.

Ein möglicher Anlass für die Durchführung des Boxenstopp- Workshops kann aus dem Arbeitsschutz beziehungsweise dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement kommen: So kann beispielsweise in einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung deutlich geworden sein, dass in bestimmten Tätigkeitsgruppen, die agil arbeiten, gehäuft gesundheitsbeeinträchtigende Belastungen auftreten.

Oder ein Betrieb möchte Erfahrungen mit agilem Arbeiten in einem Pilotbereich auswerten: Soll das agile Arbeiten weiter ausgerollt werden? Oder müssen zunächst die Rahmenbedingungen für die Umsetzung angepasst werden?

Der Workshop ist als halbtägiges Format (4 Stunden) konzipiert und kann online oder in Präsenz durchgeführt werden. Es nehmen auf freiwilliger Basis Mitglieder von bis zu drei agil arbeitenden Teams teil.

Zur Vorbereitung der Teilnehmenden können Dokumente verteilt werden, aus denen die Ausgangslage für den Workshop hervorgeht – zum Beispiel die Ergebnisse einer vorangegangenen Gefährdungsbeurteilung und/oder der aktuelle Stand von daraus abgeleiteten Maßnahmen.

Ablauf des Workshops "Boxenstopp"

(für Details bitte den jeweiligen Punkt anklicken)

0. Einstieg

   Nach einer Begrüßung mit anschließender Vorstellungsrunde geht die Moderation auf den Hintergrund und die Zielsetzung des Workshops aus fachlicher Sicht ein. Die Teilnehmenden bekommen die Gelegenheit, Fragen zu stellen.

   Im Anschluss wird der Ablauf des Workshops vorgestellt. Bei Online-Durchführung werden die eingesetzte Technik und die zu verwendenden Tools kurz vorgestellt. Auf Vertraulichkeit der im Workshop besprochenen Inhalte wird hingewiesen.

1. Rückblick Gefährdungsbeurteilung: Was ist seitdem passiert?

   Wenn die Ausgangslage für den Workshop in einer bereits bestehenden Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung liegt, ist an dieser Stelle ein Rückblick angebracht: Was waren damals die wichtigsten Punkte? Welche Maßnahmen wurden vereinbart? Hierzu werden die damaligen Ergebnisse kurz angerissen, um gleich im Anschluss eine Aktualisierung vorzunehmen: Was hat sich seit der letzten Beurteilung verändert? Wie würde die Gefährdungsbeurteilung aussehen, wenn man sie erneut durchführen würde?

   Hierzu lässt die Moderation die Teilnehmenden, die damals als kritisch empfundenen Belastungen aus jetziger Sicht bewerten (zum Beispiel auf einer 5-stufigen Skala). Im nachfolgenden Beispiel wurde im Online-Workshop eine Abstimmung mittels Kommentierung (Häkchen) auf einer Präsentations-Folie gewählt. Im Anschluss wird besprochen und auf der Präsentations-Folie beziehungsweise einer Flipchart festgehalten, welche Belastungsfaktoren konkret auftreten.

   Anschließend wird die Maßnahmenplanung aus der letzten Gefährdungsbeurteilung aufgerufen und kurz präsentiert. In der Diskussion soll eine Antwort darauf gefunden werden, welche Maßnahmen umgesetzt wurden und ob die Umsetzung aus Sicht der Teilnehmenden zu einer Verbesserung geführt hat.

   
2. Umsetzungsstand und nächste Schritte bei agilem Arbeiten: Wo stehen wir? Was haben wir noch vor?

   In diesem Teil des Workshops geht es darum, die Einschätzungen der Teilnehmenden zum Umsetzungsstand agilen Arbeitens zu erfragen. Wo werden Gemeinsamkeiten in der Einschätzung sichtbar, wo gibt es unterschiedliche Wahrnehmungen? Hierzu können sich die Teilnehmenden zwischen den beiden Polen „Wir stehen noch am Anfang“ bis zu „Agiles Arbeiten haben wir erfolgreich umgesetzt“ aufstellen. Im Falle einer Online-Durchführung des Workshops kann diese Aufstellung beispielsweise mittels Mauszeiger oder mit der Stempel-Funktion auf einem virtuellen Whiteboard durchgeführt werden. Die geplanten Schritte zur Weiterentwicklung agilen Arbeitens werden kurz geteilt und transparent gemacht.

   Wenn es keine weiterführenden Planungen gibt, wird von der Moderation gefragt, welche Veränderungen erforderlich wären, um agiles Arbeiten weiterzuentwickeln und welchen Beitrag die unterschiedlichen Beteiligten dazu leisten können. Die Moderation hält die Ergebnisse der Diskussion auf Flipchart / virtuellem Whiteboard fest.

   
3. Check-up agile Praxis: Was läuft gut? Was belastet?

   Nun bewerten die Teilnehmenden ihr agiles Arbeiten mit Hilfe der Check-Bausteine agiler Praxis. Die Moderation stellt die drei Gestaltungsfelder der Check- Bausteine agiler Praxis kurz vor.

   

   Die Abfrage mit den Check-Bausteinen agiler Praxis orientiert sich am Format eines Fragebogens: Die Teilnehmenden bewerten mittels einer fünfstufigen Antwortskala Aussagen, die eine gesundheitsgerechte Gestaltung agilen Arbeitens beschreiben. Auch hier kann auf ein Online-Abstimmungstool zurückgegriffen werden. Der Vorteil hierbei ist, dass die Auswertung automatisiert erfolgt. Bei Verwendung eines ausgedruckten Fragebogens müssten zunächst die Mittelwerte der Antworten je Frage berechnet werden. Das kann in einer Pause geschehen, nachdem die Teilnehmenden den Fragebogen bearbeitet haben.

   Nach Bearbeitung der Fragebögen werden die Ergebnisse Gestaltungsfeld für Gestaltungsfeld durchgegangen. Erste Vermutungen, vor welchen Hintergründen dieses oder jenes Ergebnis entstanden ist, werden in der Gruppe diskutiert und festgehalten. Die Präzisierung der Ergebnisse und die weitere Arbeit damit finden jedoch erst im nächsten Workshop-Teil statt.

   
4. Konkrete Maßnahmen und Vereinbarungen: Das wollen wir anpacken…(Gesundheits-Backlog)

   In der Diskussion in Schritt 3 wurde bereits deutlich, an welchen Punkten Handlungsbedarf besteht. Nun werden je nach Anzahl der Workshop-Teilnehmenden 2-3 Kleingruppen gebildet, von denen ausgearbeitet wird, welche konkreten Schritte zur Verbesserung angegangen werden müssen. Dazu entwickeln die Kleingruppen mehrere Ideen und Aspekte, was genau sich verbessern muss, um das entsprechende Thema voranzubringen. Offene Fragen werden eingebracht und geklärt ebenso wie mögliche Hindernisse auf dem Weg zur Umsetzung.

   Der „Gesundheits-Backlog“ wird mit dem besprochenen Thema, Zielvorstellung und Inhalten (zu den Spalten „Was ist zu tun?“, „Wer macht es?“, „Bis wann?", „Zu klären") gefüllt. Die Kleingruppen können bei Bedarf mehrere Themen auf diese Weise bearbeiten.

   Im Anschluss werden die Vorschläge in der Gesamtgruppe vorgestellt, durch die anderen Teilnehmenden ergänzt und anschließend Einwände vorgetragen – kommen keine Einwände, gilt ein Vorschlag als abgestimmt.

   
5. Abschluss und Feedback

   Die Moderation fasst die Workshop-Ergebnisse zusammen. Dabei wird Gelegenheit gegeben, weitere Nachfragen zu klären.

   Die Teilnehmenden werden eingeladen, zum Abschluss Feedback über den gesamten Workshop zu geben: Was lief gut? Was ist verbesserungswürdig? Das Feedback wird von der Moderation auf Karten festgehalten.

   Im Anschluss wird das weitere Vorgehen besprochen. Bewährt hat sich ein Follow-up-Termin nach 4-6 Wochen, um den Umsetzungsstand zu reflektieren und ggf. nachzusteuern.

Wie läuft das agile Arbeiten bei uns?

Zentrales Element der Workshops im Modul 2 sind die Check- Bausteine agiler Praxis. Es handelt sich um eine Checkliste, die Belastungsfaktoren und mögliche Gesundheitshebel identifiziert.

Die Check-Bausteine agiler Praxis umfassen drei Gestaltungsfelder Transparenz und Selbstorganisation, Arbeitspensum und Kapazitäten und Mindset und Leitplanken und ermöglichen damit eine strukturierte Bewertung agilen Arbeitens. Zu jedem Gestaltungsfeld gehören drei bis vier Themen mit zugehörigen Aussagen, die eine gesundheitsgerechte Umsetzung agilen Arbeitens beschreiben. (Sie lassen sich auf die Kernmerkmale des agilen Arbeitens zurückführen.) Die Aussagen beziehen sich allesamt auf Themen, die prinzipiell durch die Organisation, die Teams oder einzelne Träger agiler Rollen gestaltbar sind. Die Interpretation der Ergebnisse und die Ableitung von Konsequenzen finden gemeinsam mit den Befragten im Rahmen eines Workshops statt. Hier ist es für die Moderation hilfreich, die Kernmerkmale agilen Arbeitens sowie die Folgen der jeweiligen Umsetzung vor Augen zu haben.

Zunächst bewerten alle Workshopteilnehmenden die Aussagen danach, ob sie in ihrer konkreten Arbeit zutreffen (von 1 = trifft überhaupt nicht zu bis 5 = trifft voll und ganz zu). Trifft das nur auf Teile der Aussage zu, oder können direkte Ursachen benannt werden, warum das so ist, sollen die Teilnehmenden Kommentare dazu eintragen. In einer weiteren Spalte soll der Handlungsbedarf dazu (Was ist zu tun?) benannt werden.

Die Abstimmung kann sowohl in Papierform als auch online, zum Beispiel mit einem Online-Abstimmungstool, erfolgen. Die Ergebnisse der Bewertung werden anschließend zusammengefasst: Pro Gestaltungsfeld wird diejenige Aussage mit der geringsten Zustimmung festgehalten. Diese Aussagen und die dazugehörigen Ergänzungen werden im Workshop diskutiert und liefern eine fundierte Grundlage zur Auswahl und Festlegung von Maßnahmen.

Transparenz und Selbstorganisation
Die Umsetzung der wesentlichen agilen Prinzipien ‒ Sichtbarkeit von Aufgaben sowie Selbstorganisation innerhalb eines Teams ‒ ist wesentlich für ein gesundheitsgerechtes agiles Arbeiten. Auch die Aufgaben- und Rollenteilung zwischen den agilen Rollen ist Kernelement gesunder agiler Arbeit. Die Vermischung agiler Rollen kann von den Betroffenen als überfordernd erlebt werden und trägt Konfliktpotential.

Arbeitspensum und Kapazitäten – Prioritäten und Fokus
Zu einem gesunden agilen Arbeiten gehört auch der Umgang mit Überforderung, Störung und Verzettelung im Tagesgeschäft. Die meisten agilen Arbeitsformen setzen darauf, Aufgabenaufwände zu schätzen, Prioritäten zu definieren und einen geregelten Umgang mit Unterbrechungen und hinzutretenden Aufgaben zu finden.

Mindset und Leitplanken
Die Rahmenbedingungen im Betrieb, innerhalb derer agiles Arbeiten stattfindet, sind für die Gesundheit aller Beteiligten wesentlich. Das fängt im Top-Management und der Interessenvertretung an und setzt sich über die Führungskräfte fort: Fehlt eine gemeinsame Vision, was mit agilem Arbeiten gemeint ist, und welche Voraussetzungen dafür zu schaffen sind, führt das zu widersprüchlichen Erwartungen und unklaren Zielsetzungen. Klar kommunizierte Erwartungen und eindeutige Leitplanken hingegen vermitteln Orientierung.

Die Check-Bausteine agiler Praxis können auch außerhalb des Workshops eingesetzt werden, beispielsweise zur Ergänzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.

Download der Word-Datei zu den Check-Bausteinen agiler Praxis

Tabelle mit dem detaillierten Workshopablauf/Moderationsplan zum Download als Word-Datei.

Präsentationsfolien zum Download als Powerpoint-Datei