Durchführung im Betrieb

Der Workshop "Gesunder Einführungsprozess" ist einer der beiden Workshops im Modul 1 "Agiles Arbeiten von Anfang an gesundheitsförderlich gestalten". Er spricht Betriebe an, die bereits erste Schritte auf dem Weg zum agilen Arbeiten unternommen haben. Die wichtigsten Weichenstellungen für die zukünftige Arbeitsweise werden bereits bei der Planung der Arbeitsorganisation gelegt. Daher ist es wichtig, das Thema Gesundheit explizit in den Planungsprozess einzubeziehen. Das Workshopkonzept unterstützt Sie dabei, den Einführungsprozess für gesundes agiles Arbeiten auf den Weg zu bringen.

Der Ablauf des skizzierten Workshopkonzepts folgt einem Leitsatz von Change-Prozessen (Beckhard & Harris 1987^*)). Demzufolge wächst die Bereitschaft zur Veränderung eines bestehenden Zustands nur dann, wenn folgende drei Komponenten präsent sind:

1. Es bedarf einer Unzufriedenheit mit der aktuellen Situation. Die Ursachen dafür müssen allen Beteiligten klar sein.
2. Es braucht eine attraktive Vision als Alternative zum Bestehenden.
3. Konkrete, umsetzbare Maßnahmen auf dem Weg zur Umsetzung dieser Vision müssen bekannt sein.

Fehlt eines dieser drei Elemente, oder wurde es nicht transparent gemacht, sinkt die Bereitschaft von Mitarbeitenden, eine Veränderung mitzutragen. Das Workshopkonzept zielt daher darauf ab, diese drei Elemente erlebbar zu machen und die Bereitschaft für Veränderungen zu stärken. Zusätzlich zum Workshopkonzept finden Sie weitere Handlungsempfehlungen für die Einführung agilen Arbeitens in Modul 3 Handlungsempfehlungen "Change-Prozess bei der Skalierung agilen Arbeitens"

Dieser Workshop zielt darauf ab, konkrete Schritte für den Einstieg ins agile Arbeiten festzulegen – und zwar in einer Weise, dass die Gesundheitspotentiale agilen Arbeitens zum Tragen kommen.

Das Workshop-Konzept ist für ein Führungsteam bestimmt. Im Workshop werden Entscheidungen getroffen und nächste Schritte für die Veränderung der Arbeitsweise vorbereitet. Mit dem Workshop entsteht ein Aktionsplan, der Klarheit über die nächsten Schritte im Veränderungsprozess bringt.

Diejenigen, für die dieser Workshop in Frage kommt, haben bereits Vorüberlegungen zum agilen Arbeiten angestellt. Die Entscheidung für einen Einstieg in das agile Arbeiten wurde bereits getroffen – nun geht es darum, nächste Schritte festzulegen: Wo fangen wir an? Mit welchen Tools? An welchen Methoden beziehungsweise an welchem Framework orientieren wir uns?

Dabei sollen die Beteiligten Gelegenheit bekommen, ihre eigenen Vorstellungen für den anstehenden Veränderungsprozess einzubringen und zu teilen. Im Laufe des Workshops werden die von ihnen geäußerte Vorstellungen abgeglichen mit den Potenzialen, die agiles Arbeiten bietet. Aufgabe des/der Moderator*in ist es, den Aspekt des gesundheitsgerechten agilen Arbeitens herauszuarbeiten.

Der Workshop ist so konzipiert, dass er sowohl als eintägige Veranstaltung als auch in zwei Teilen ‒ am besten an zwei aufeinanderfolgenden Tagen – durchgeführt werden kann. Im Folgenden wird die Durchführung an zwei (aufeinander folgenden) halben Tagen dargestellt.

Eine Durchführung in Präsenz ist ebenso möglich wie ein Online-Format.
Benötigtes Material: Je nach Ausgangslage dienen Metaplanwände (für einen Präsenz-Workshop) oder Whiteboard- und Abstimmungs- Funktionalitäten aus Kollaborationstools (für einen Online- Workshop) der Visualisierung.

Der Ablauf des Workshops „Gesunder Einführungsprozess“ ähnelt dem des Frame-Workshops. Der wesentliche Unterschied liegt in der Fokussierung auf die Umsetzungsschritte agilen Arbeitens (TOP 7 der Agenda).

Ablauf des Workshops "Gesunder Einführungsprozess"

(für Details bitte den jeweiligen Punkt anklicken)

0. Einstieg, Erwartungen und Wünsche

   Der Workshop beginnt mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Dazu werden Erwartungen an den Workshop und Wünsche abgefragt: „Was wären gute Ergebnisse des Workshops?“, „Welche Erwartungen sind mit der Einführung agilen Arbeitens verbunden?“

   Im Anschluss führt die Moderation die Teilnehmenden in die Hintergründe und Ziele des Workshops ein. In diesem Zuge wird die Agenda vorgestellt.

   Zum Einstieg in das Thema und zur Aktivierung wird eine Aufstellung vorgenommen: Die Teilnehmenden ordnen sich anhand der Frage, „Wieviel habe ich von Agilität und agilem Arbeiten bisher mitbekommen?“, zwischen den beiden Polen „sagt mir nichts beziehungsweise wenig“ und „kenne ich/mache ich/habe ich schon gemacht“ ein. In einer Präsenzveranstaltung geschieht das mittels zwei Karten, zwischen denen eine gedachte Linie gezogen wird; in einer Online-Veranstaltung kann auf Tools zurückgegriffen werden, bei denen die Teilnehmenden sich entweder mit ihrem für alle sichtbaren Mauszeiger oder einem Stempel auf einem virtuellen Whiteboard positionieren. Die Moderation bittet die Teilnehmenden im Anschluss um eine Erklärung für ihre Einordnung.

1. Impuls: Was steckt eigentlich hinter "agil"? Und was hat das mit "gesund" zu tun?

   Zur Frage, was agiles Arbeiten ist, und inwieweit damit die Erwartung gesundheitsförderlicher Effekte verbunden ist, wird ein Impulsbeitrag geliefert, der folgende Stichpunkte umfasst:

   • Wasserfallmodell und agiles Vorgehen im Projekt
   • Agiles Manifest
   • Mythen- und Fakten-Check rund um „Agilität“
   • Grundprinzip: „Inspect and Adapt“
   • Gesundheitsförderlichkeit am Beispiel des Transparenz-Prinzips
   • Worauf kommt es bei der gesundheitsgerechten Gestaltung agilen Arbeitens an?

   Folien und Erläuterungen dazu finden sich unter Moderationsplan und Präsentationsfolien.

   Im Anschluss an den Vortrag kann (insbesondere bei Online- Durchführung) eine Pause durchgeführt werden. Danach wird mittels einer Kartenabfrage beziehungsweise Online-Abfrage die Resonanz auf den Impuls eingeholt (siehe nachfolgende Abbildung): „Wo sehen wir Unterschiede zu unserer bisherigen Arbeitsweise? Was ist beim agilen Arbeiten anders?“ und: „Wo sehen wir Ähnlichkeiten? Was kommt uns vertraut, bekannt oder bewährt vor?“

   
2. Wo sehen wir Bedarf zur Verbesserung?

   Zur Erkundung der Ausgangslage wird von der Moderation mittels Kartenabfrage die Einschätzung eingeholt, an welcher Stelle im Betrieb Bedarf zur Verbesserung der Prozesse oder Arbeitssituationen besteht (siehe folgende Abbildung). Dazu werden Kleingruppen gebildet – oder, wenn der Kreis der Teilnehmenden klein genug ist, kann diese Arbeitsphase auch in Einzelarbeit durchgeführt werden. Das Ergebnis hilft bei der Einordnung und Fundierung der (bereits getroffenen) Entscheidung, agiles Arbeiten einführen zu wollen.

   
3. Impuls: Agiles Handwerk – wie geht das ganz konkret? Und welchen Nutzen kann das für uns haben?

   In diesem Impulsbeitrag wird das Framework bzw. die agile Methode "Scrum" inklusive der Meetings, Rollen und Artefakte erläutert. Der Einsatz von Kanban-Boards wird kurz umrissen. Die Resonanz der Teilnehmenden wird in einer offenen Diskussion abgefragt. Sie sollen eine Einschätzung abgeben, wie gut sich aus ihrer Sicht Scrum und die Arbeit mit Kanban-Boards in ihre Prozesse und Arbeitssituationen integrieren lässt.

4. Vorschau auf den nächsten Tag; Abschluss Teil 1

   Die Teilnehmenden bekommen Gelegenheit, ihre Eindrücke zu schildern, die sie aus dem ersten halben Tag mitgenommen haben. Sie bringen ihre Wünsche für die Inhalte und den Ablauf im zweiten Teil des Workshops zur Sprache.

5. Einstieg Teil 2: Rückblick auf gestern; Ablauf und Anpassungen für heute

   Nach der „Verdauungszeit“ in der Workshop-Pause werden die Zuhörer dazu ermutigt, ihre Gedanken und Einfälle, die ihnen womöglich in der Zwischenzeit gekommen sind, zu äußern. Auch Wünsche bezüglich der Inhalte und des Ablaufs für den zweiten halben Workshoptag werden aufgenommen. Danach wird die (ggf. angepasste) Agenda vorgestellt.

6. Fokussierung: Welche 'Schmerzpunkte' und Verbesserungsbedarfe nehmen wir näher in den Blick?

   Im Anschluss wird ein Blick auf die in TOP 2 festgehaltenen Verbesserungspotentiale geworfen, und diese werden konkretisiert. Eine Mehrpunkt-Abfrage hilft dabei, die wichtigsten drei Schmerzpunkte herauszuarbeiten. Diese Priorisierung stellt die Weichen für die weitere Arbeit.

7. Agile Gesundheitshebel bei uns: Was verändern wir?
   Gesunder Einführungsprozess: Wie sieht eine gute Einführung aus?

   Hier wird diskutiert, welche Elemente des bisher Gehörten – und darüber hinaus – im Unternehmen umgesetzt werden können (nachfolgende Abbildung). Beispiele: Werden agile Teams gebildet, die sich selbst organisieren? Werden Regelmeetings eingeführt? Soll der Bearbeitungsstand und die Verteilung von Aufgaben mit einem Kanban-Board transparent gemacht werden? Agiles Arbeiten folgt keinem „Alles-oder-Nichts-Prinzip“. Es kann durchaus opportun und legitim sein, sich passender Elemente zu bedienen. Dabei ist unbedingt zu bedenken, dass der Einführungsprozess durchaus voraussetzungsvoll ist (TOP 7.1): Es braucht in der Regel Qualifizierung und Unterstützung auf dem Weg der Transformation. Die Moderation soll auch explizit nach den Erfahrungen mit bereits erlebten Veränderungsprojekten fragen: Was sind Kriterien für eine gelingende Einführung? Was kann im ungünstigsten Fall schiefgehen? Regeln und Standards sollen für Verlässlichkeit sorgen. Und getreu dem Prinzip „fail fast“ sollen sich alle Beteiligten aus der Deckung wagen und Veränderungen auch dann angehen, wenn sie noch nicht bis zu Ende gedacht sind; dafür braucht es allerdings Strukturen, die dabei helfen, Schlussfolgerungen aus dem „schnellen Scheitern“ zu ziehen und organisationales Lernen zu ermöglichen.

   
8. Weiteres Vorgehen: Wie geht es weiter? Wer macht was bis wann?

   Die Moderation fasst das Besprochene und Beschlossene zu einem Aktionsplan zusammen. Dabei dürfen auch Fragen aufkommen; wichtig ist, dass sich jemand aus dem Kreis der Beteiligten dieser Fragen und Unklarheiten annimmt und Verantwortung dafür übernimmt, dass der Einführungsprozess vorangetrieben wird.

9. Abschluss und Feedback

   Zur Abrundung des Workshops kann eine Schlussrunde durchgeführt werden (zum Beispiel Blitzlicht, „Was erzählen wir den KollegInnen morgen vom Workshop?“). Alternativ oder gegebenenfalls zusätzlich hat die Moderation hier Gelegenheit, sich Feedback von den Teilnehmenden einzuholen (Beispiel: "Was fand ich gut?", "Was ist offen geblieben?". "Was bleibt mir in Erinnerung?", "Was war mein Aha-Moment?").

Tabelle mit dem detaillierten Workshopablauf/Moderationsplan zum Download als Word-Datei.

Präsentationsfolien zum Download als Powerpoint-Datei