Durchführung im Betrieb

Der Workshop "Große Retrospektive" ist eine von drei Workshop-Varianten im Modul 2 "Check-up für die agile Praxis".

Zielsetzung des Moduls 2 ist, die konkrete Praxis des agilen Arbeitens in einem Betrieb/Team auf die gesundheitsgerechte Gestaltung hin abzuklopfen. Die Workshops können demzufolge nur dort angewendet werden, wo bereits fundierte Erfahrungen mit agilen Arbeitsformen gesammelt wurden.

In den Workshops des Moduls 2 wird eine Meta-Perspektive eingenommen: Das Grundprinzip agilen Arbeitens, „inspect & adapt“, wird auf die Arbeitsweise des agil arbeitenden Betriebs/Teams bezogen. Die Gesundheitsförderlichkeit der Praktiken und Routinen des Betriebs/Teams und auch der organisationalen Strukturen und Prozesse sollen reflektiert werden. Aus der Reflexion werden Schritte zur Weiterentwicklung abgeleitet. Die Workshop-Varianten des Moduls 2 variieren in ihren Fragestellungen und Zielgruppen.

Im Workshop "Große Retrospektive" wird der Frage nachgegangen, wie die Zusammenarbeit im Team stattfindet.

Im Rahmen des Workshops reflektiert ein Team, entsprechend dem Gedanken der Retrospektive, die gegenwärtige Zusammenarbeit. Besonders ist dabei gegenüber der „normalen“ Retrospektive, dass der Gesundheitsbezug in den Vordergrund gerückt wird und auch Raum entsteht, Probleme zu analysieren. Ergebnis ist eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen, die in ein „Gesundheits-Backlog“ überführt und im Nachgang umgesetzt wird.

Der Workshop eignet sich für Teams, die über fundierte Erfahrungen im agilen Arbeiten verfügen und diese reflektieren wollen, mit dem Ziel, besser und gesünder miteinander zu arbeiten.

Am Workshop nehmen ein komplettes agil arbeitendes Team und zusätzlich die zugehörigen agilen Rollenträger (zum Beispiel Product Owner und Scrum Master) teil.

Der Workshop ist als sechsstündige Veranstaltung geplant und kann an zwei aufeinanderfolgenden halben Tagen durchgeführt werden. Im Folgenden wird die Durchführung an zwei halben Tagen dargestellt. Eine Durchführung in Präsenz ist ebenso möglich wie ein Online-Format.

Benötigtes Material: Je nach Ausgangslage dienen Metaplanwände (für einen Präsenz-Workshop) oder Whiteboard- und Abstimmungs- Funktionalitäten aus Kollaborationstools (für einen Online- Workshop) der Visualisierung.

Ablauf des Workshops "Große Retrospektive"

(für Details bitte den jeweiligen Punkt anklicken)

1. Einführung: Was verstehen wir unter "agil" - und was hat das mit "gesund" zu tun?

   Nach einer Begrüßung mit anschließender Vorstellungsrunde geht die Moderation auf den Hintergrund und die Zielsetzung des Workshops aus fachlicher Sicht ein. Die Teilnehmenden bekommen die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Die Erwartungen der Teilnehmenden an den Workshop werden abgefragt: „Was wäre ein gutes Ergebnis?“

   Im Anschluss hält die Moderation einen Impulsvortrag: Was verstehen wir unter „agil“? Und was hat das mit „gesund“ zu tun? Damit soll ein gemeinsames Verständnis agilen Arbeitens hergestellt und die Verbindung zu gesundheitsförderlichen Potentialen agilen Arbeitens gezogen werden. Der Kurzvortrag umfasst folgende Aspekte:

   • Grundprinzip: „Inspect and Adapt“
   • Mythen- und Fakten-Check rund um „Agilität“
   • Worauf kommt es bei der gesundheitsgerechten Gestaltung agilen Arbeitens an?

   Folien und Erläuterungen dazu finden sich unter Moderationsplan und Präsentationsfolien.
   Abschließend wird ein Ausblick auf den Ablauf des Workshops gegeben.

2. Selbsteinschätzung „Wie agil sind wir wirklich?“

   In diesem Teil des Workshops geht es darum, die Einschätzungen der Teilnehmenden zum Umsetzungsstand agilen Arbeitens zu erfragen (Stufe 1), einen Bedarf zur Veränderung der agilen Arbeit aus Sicht der Teilnehmenden zu ermitteln (Stufe 2) und in die Gestaltungsfelder gesundheitsgerechter agiler Arbeit einzusteigen (Stufe 3).

   In Stufen 1 und 2 wird dazu jeweils eine Ein-Punkt-Abfrage durchgeführt: Jede/r Teilnehmende hat pro Frage einen Punkt zu vergeben, der auf eine der vorgegebenen Optionen verteilt werden kann. Die Verwendung von Online- Abstimmungstools bietet sich hier (auch in einem Präsenz- Workshop) an.

   In der ersten Stufe bewerten die Teilnehmenden die Zusammenarbeit und das agile Arbeiten auf drei Ebenen

   • Zusammenspiel der gesamten Organisation
   • Zusammenarbeit im agilen Team
   • Zusammenarbeit mit den KundInnen

   Pro Ebene kann ein Punkt gegeben und zwischen drei Antwortmöglichkeiten gewählt werden („sehr agil, flink und wendig“; „mittelmäßig agil: mal geschmeidig, mal holprig“; „eher träge und wenig agil“). Als Metaphern für die Spannweite von agilen und nicht agilen Umsetzungsgraden können Tierbilder (zum Beispiel Gepard, Chamäleon, Koala) dienen.

   

   In der zweiten Stufe wird nach dem Verbesserungsbedarf auf den drei genannten Ebenen (Organisation, Team, KundInnen) gefragt: „Wie wichtig ist Ihnen eine Verbesserung in den folgenden drei Bereichen?“ (Zusammenspiel der gesamten Organisation, die Zusammenarbeit mit den KundInnen, das agile Arbeiten im Team).

   Die Ergebnisse dieser ersten beiden Abfragen dienen in erster Linie den Teilnehmenden zur Selbstvergewisserung über den Status agilen Arbeitens in ihrer Organisation und ihrem Team. Sie geben Aufschluss darüber, mit welchen Wünschen nach Veränderung die Teilnehmenden in den Workshop gehen.

   Insbesondere aus der ersten Abfrage lassen sich bereits Hinweise auf eine inhaltliche Fokussierung von Verbesserungspotentialen entnehmen, die im späteren Workshop-Verlauf (Phasen 3 und 5) von der Moderation aufgegriffen werden können, zum Beispiel: „Sie hatten ja zu Beginn geäußert, dass sie insbesondere die Gesamtorganisation wenig agil wahrnehmen. Was könnte sich dort ändern?“

   In der dritten Stufe steigert sich der Detaillierungsgrad und Verbesserungspotentiale werden deutlich: Hier bewerten die Teilnehmenden die Check-Bausteine agiler Praxis. Die Moderation stellt die drei Gestaltungsfelder der Check- Bausteine kurz vor.

   

   Die Abfrage mit den Check-Bausteinen agiler Praxis orientiert sich am Format eines Fragebogens: Die Teilnehmenden bewerten mittels einer fünfstufigen Antwortskala Aussagen, die eine gesundheitsgerechte Gestaltung agilen Arbeitens beschreiben. Auch hier kann auf ein Online-Abstimmungstool zurückgegriffen werden. Der Vorteil hierbei ist, dass die Auswertung automatisiert erfolgt. Bei Verwendung eines ausgedruckten Fragebogens müssten zunächst die Mittelwerte der Antworten je Frage berechnet werden. Das kann in einer Pause geschehen, nachdem die Teilnehmenden den Fragebogen bearbeitet haben.

   
3. Check-up: Was läuft gut? Was belastet?

   Die Ergebnisse der Fragebogen-Auswertung werden kurz vorgestellt. Anschließend werden zwei Kleingruppen gebildet: Die erste Gruppe bearbeitet die Antworten zu den Fragen 1-10 der Check-Bausteine agiler Praxis, die zweite Gruppe übernimmt Fragen 11-16. Die Ergebnisse der Check- Bausteine werden in den Kleingruppen daraufhin diskutiert, welche Belastungsfaktoren und Ressourcen hinter den Antworten in den Check-Bausteinen stehen: „Woran konkret haben Sie bei der Bewertung der Check-Bausteine gedacht?“. Ressourcen und Belastungsfaktoren werden in den Kleingruppen auf grünen beziehungsweise roten Karten festgehalten. Wurde mit der Papier-Variante des Fragebogens gearbeitet, können hier die Kommentare und Handlungsbedarfe aus dem Fragebogen gesammelt und auf einer Pinnwand angepinnt werden. Anderenfalls besteht in den Kleingruppen die Möglichkeit, Hinweise in der Diskussion zu sammeln und nach Belastungsfaktoren und Ressourcen zu sortieren.

   

   Die Moderation sollte darauf hinweisen, dass es zu diesem Zeitpunkt noch nicht darum geht, Verbesserungsvorschläge zu entwickeln! Wenn dennoch Vorschläge aufkommen, können sie für die spätere Bearbeitung festgehalten werden.

   Nach der Arbeitsphase werden die Ergebnisse durch die Kleingruppen im Plenum vorgestellt. Die Teilnehmenden hören zu und stellen gegebenenfalls Verständnisfragen. Die Moderation kann hier bereits beginnen, die vorgestellten Belastungsfaktoren und Ressourcen zusammengehöriger Themen zu clustern und Überschriften zu vergeben.

4. Priorisierung der Handlungsfelder

   Spätestens hier ist wichtig, übergeordnete Themenfelder zu den jeweiligen Arbeitsergebnissen zu bilden. Mittels einer Mehrpunktabfrage (3 Punkte je Teilnehmenden) werden die drei wichtigsten Aspekte der Arbeitsbedingungen herausgearbeitet, die im weiteren Workshopverlauf aufgegriffen werden.

   Bei Durchführung des Workshops an zwei halben Tagen wird Feedback zum ersten Workshopteil mittels Zuruf und Visualisierung auf Flipchart / Whiteboard abgefragt. Dazu wird auf das Prinzip „inspect & adapt“ verwiesen: "Was war gut, und was soll im nächsten Workshop-Teil anders laufen?". Im Anschluss sieht die Moderation das Workshopkonzept mit Blick auf die benannten Punkte durch und passt es gegebenenfalls an.

   Zu Beginn des zweiten Workshopteils fragt die Moderation ab, ob die Teilnehmenden in der Zwischenzeit neue Erkenntnisse gewonnen haben. Die Ergebnisse werden auf Flipchart oder Whiteboard festgehalten:

   • Was ist Ihnen in der Zwischenzeit zum Thema eingefallen?
   • Was hat mir zu denken gegeben?

   Anschließend stellt die Moderation den weiteren Ablauf des Workshops vor.

5. Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen

   Im nächsten Schritt geht es darum, Verbesserungsvorschläge bezüglich der ermittelten Belastungsfaktoren einzuholen und zu diskutieren. Dazu werden die Karten der priorisierten Belastungsfaktoren und Ressourcen aus Schritt 4 auf jeweils eine Metaplanwand oder ein virtuelles Whiteboard übertragen und Platz für eine Spalte „Vorschläge“ gelassen. Spontan gebildete Zweier-Teams setzen sich anschließend mit den Belastungsfaktoren auseinander und entwickeln Vorschläge (siehe Abbildung). Wenn das Team mit einem Belastungsfaktor fertig ist, wechselt es zum nächsten.

   

   Nach einer kurzen Pause, in der die Moderation Überschriften für die Metaplanwände beziehungsweise Whiteboards formuliert, werden die notierten Verbesserungsvorschläge mittels einer Eisenhower-Matrix (4-Felder-Matrix mit den Achsen „wichtig“ und „dringlich“) priorisiert. Dazu werden die Überschriften der Metaplanwände /Whiteboards auf die Matrix übertragen und gemeinsam eingeordnet.

   

   Diejenigen Themen, die als „wichtig“ und „dringlich“ priorisiert wurden, werden im folgenden Schritt in ein „Gesundheits-Backlog“ übertragen.

   Zwei bis drei der Themen, die als wichtig und dringlich priorisiert wurden, werden in Schritt 6 weiter ausgearbeitet. Dazu werden an dieser Stelle Kleingruppen gebildet.

6. Konkrete Maßnahmen: Das wollen wir anpacken… (Gesundheits-Backlog)

   Zu zwei oder drei als wichtig/dringlich markierten Themen wird von der jeweiligen Kleingruppe ausgearbeitet, welche konkreten Schritte angegangen werden müssen. Dazu entwickeln die Kleingruppen mehrere Ideen und Aspekte, was genau sich verbessern muss, um das entsprechende Thema voranzubringen. Offene Fragen werden eingebracht und geklärt. Was sind mögliche Schwierigkeiten? Welche Vorarbeit braucht es für die Umsetzung? Wer ist alles von einer Veränderung betroffen?

   

   Unterstützend können hier Prozessvisualisierungen und Aufgabenbeschreibungen hinzugezogen beziehungsweise erstellt werden. Der „Gesundheits-Backlog“ wird mit Inhalten („Was ist zu tun?“, „Wer macht es?“, „Bis wann?", „Zu klären") gefüllt.

7. Konsensbildung und Vereinbarungen

   Nach einer Pause berichten die Kleingruppen im Plenum von ihren Ergebnissen. Die Teilnehmenden aus den anderen Gruppen haben die Gelegenheit, Nachfragen zu stellen. Die Moderation wirkt darauf hin, einen Konsens zwischen den Teilnehmenden zu erzielen. Begründete Einwände sollen zur Sprache gebracht werden. Bestehen keine Einwände, gelten die Vorschläge als angenommen. Im Anschluss an die Konsensfindung werden Verantwortlichkeiten zu den Aktionspunkten aus dem Gesundheits-Backlog benannt und festgehalten.

8. Abschluss und Feedback

   Die Moderation fasst die Workshop-Ergebnisse zusammen. Dabei wird Gelegenheit gegeben, weitere Nachfragen zu klären.

   Die Teilnehmenden werden eingeladen, zum Abschluss Feedback über den gesamten Workshop zu geben: Was lief gut? Was ist verbesserungswürdig? Das Feedback wird von der Moderation auf Karten festgehalten.

   Im Anschluss wird das weitere Vorgehen besprochen. Bewährt hat sich ein Follow-up-Termin nach 4-6 Wochen, um den Umsetzungsstand zu reflektieren und gegebenenfalls nachzusteuern.

Wie läuft das agile Arbeiten bei uns?

Zentrales Element der Workshops im Modul 2 sind die Check- Bausteine agiler Praxis. Es handelt sich um eine Checkliste, die Belastungsfaktoren und mögliche Gesundheitshebel identifiziert.

Die Check-Bausteine agiler Praxis umfassen drei Gestaltungsfelder Transparenz und Selbstorganisation, Arbeitspensum und Kapazitäten und Mindset und Leitplanken und ermöglichen damit eine strukturierte Bewertung agilen Arbeitens. Zu jedem Gestaltungsfeld gehören drei bis vier Themen mit zugehörigen Aussagen, die eine gesundheitsgerechte Umsetzung agilen Arbeitens beschreiben. (Sie lassen sich auf die Kernmerkmale des agilen Arbeitens zurückführen.) Die Aussagen beziehen sich allesamt auf Themen, die prinzipiell durch die Organisation, die Teams oder einzelne Träger agiler Rollen gestaltbar sind. Die Interpretation der Ergebnisse und die Ableitung von Konsequenzen finden gemeinsam mit den Befragten im Rahmen eines Workshops statt. Hier ist es für die Moderation hilfreich, die Kernmerkmale agilen Arbeitens sowie die Folgen der jeweiligen Umsetzung vor Augen zu haben.

Zunächst bewerten alle Workshopteilnehmenden die Aussagen danach, ob sie in ihrer konkreten Arbeit zutreffen (von 1 = trifft überhaupt nicht zu bis 5 = trifft voll und ganz zu). Trifft das nur auf Teile der Aussage zu, oder können direkte Ursachen benannt werden, warum das so ist, sollen die Teilnehmenden Kommentare dazu eintragen. In einer weiteren Spalte soll der Handlungsbedarf dazu (Was ist zu tun?) benannt werden.

Die Abstimmung kann sowohl in Papierform als auch online, zum Beispiel mit einem Online-Abstimmungstool, erfolgen. Die Ergebnisse der Bewertung werden anschließend zusammengefasst: Pro Gestaltungsfeld wird diejenige Aussage mit der geringsten Zustimmung festgehalten. Diese Aussagen und die dazugehörigen Ergänzungen werden im Workshop diskutiert und liefern eine fundierte Grundlage zur Auswahl und Festlegung von Maßnahmen.

Transparenz und Selbstorganisation
Die Umsetzung der wesentlichen agilen Prinzipien ‒ Sichtbarkeit von Aufgaben sowie Selbstorganisation innerhalb eines Teams ‒ ist wesentlich für ein gesundheitsgerechtes agiles Arbeiten. Auch die Aufgaben- und Rollenteilung zwischen den agilen Rollen ist Kernelement gesunder agiler Arbeit. Die Vermischung agiler Rollen kann von den Betroffenen als überfordernd erlebt werden und trägt Konfliktpotential.

Arbeitspensum und Kapazitäten – Prioritäten und Fokus
Zu einem gesunden agilen Arbeiten gehört auch der Umgang mit Überforderung, Störung und Verzettelung im Tagesgeschäft. Die meisten agilen Arbeitsformen setzen darauf, Aufgabenaufwände zu schätzen, Prioritäten zu definieren und einen geregelten Umgang mit Unterbrechungen und hinzutretenden Aufgaben zu finden.

Mindset und Leitplanken
Die Rahmenbedingungen im Betrieb, innerhalb derer agiles Arbeiten stattfindet, sind für die Gesundheit aller Beteiligten wesentlich. Das fängt im Top-Management und der Interessenvertretung an und setzt sich über die Führungskräfte fort: Fehlt eine gemeinsame Vision, was mit agilem Arbeiten gemeint ist, und welche Voraussetzungen dafür zu schaffen sind, führt das zu widersprüchlichen Erwartungen und unklaren Zielsetzungen. Klar kommunizierte Erwartungen und eindeutige Leitplanken hingegen vermitteln Orientierung.

Die Check-Bausteine agiler Praxis können auch außerhalb des Workshops eingesetzt werden, beispielsweise zur Ergänzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.

Download der Word-Datei zu den Check-Bausteinen agiler Praxis

Tabelle mit dem detaillierten Workshopablauf/Moderationsplan zum Download als Word-Datei.

Präsentationsfolien zum Download als Powerpoint-Datei